Kako označiti dokumente u Sharepoint Office 365?

Tražite li način da organizirate svoje dokumente u SharePoint Office 365? Označavanje dokumenata učinkovit je način da organizirate svoje dokumente i da vam olakša njihovo pronalaženje kada vam zatrebaju. U ovom članku raspravljat ćemo o najboljim praksama za označavanje dokumenata u SharePoint Office 365 i kako započeti. Čitajte dalje kako biste saznali više o ovom jednostavnom, ali moćnom organizacijskom alatu.

• Otvorite biblioteku sustava SharePoint koja sadrži dokumente.
• Odaberite dokument ili dokumente koje želite označiti.
• Pritisnite ikonu 'Označi dokument'.
• Upišite oznake koje želite dodati dokumentu.
• Pritisnite gumb 'Spremi' da biste spremili oznake.

Kako označiti dokumente u SharePoint Office 365

Označavanje dokumenata u SharePoint Office 365 učinkovit je način za pojednostavljenje upravljanja dokumentima i osiguravanje jednostavnog pronalaženja i pristupa dokumentima. Uz odgovarajuću strategiju označavanja, korisnici mogu brzo pretraživati ​​i pronaći dokumente koji su im potrebni uz minimalan napor. Ovaj članak pružit će detaljan pregled kako označiti dokumente u SharePoint Office 365.

Što je označavanje dokumenta?

Označavanje dokumenta je postupak dodjele ključnih riječi ili oznaka dokumentima kako bi se kategorizirali i organizirali. Oznake se obično koriste za opisivanje sadržaja dokumenta, svrhe i publike, omogućujući učinkovitije pretraživanje i dohvaćanje. Ovo može biti posebno korisno za organizacije koje imaju velik broj dokumenata i trebaju jednostavan način da ih organiziraju.

Prednosti označavanja dokumenata u SharePoint Office 365

Označavanje dokumenata u sustavu SharePoint Office 365 može ponuditi niz prednosti, kao što su:

• Bolja organizacija: Označavanje dokumenata omogućuje korisnicima brzo i jednostavno pretraživanje i dohvaćanje dokumenata koji su im potrebni.
• Poboljšana produktivnost: olakšavajući pronalaženje dokumenata, može smanjiti količinu vremena potrošeno na njihovo traženje.
• Poboljšana sigurnost: Uz odgovarajuću strategiju označavanja, korisnici mogu biti sigurniji da su osjetljivi dokumenti sigurno pohranjeni.

Kako označiti dokumente u SharePoint Office 365

Označavanje dokumenata u SharePoint Office 365 jednostavan je postupak koji se može izvršiti u nekoliko koraka. Evo vodiča korak po korak koji će vam pomoći da započnete:

• 1. korak: prijavite se na svoj SharePoint račun.
• Korak 2: Otvorite biblioteku dokumenata u kojoj želite označiti dokumente.
• Korak 3: Odaberite dokument koji želite označiti.
• Korak 4: Kliknite opciju Oznake i bilješke na izborniku vrpce.
• Korak 5: Unesite oznake koje želite dodijeliti dokumentu.
• Korak 6: Kliknite Spremi da biste spremili oznake.
• Korak 7: Ponovite korake za svaki dokument koji želite označiti.

Najbolji primjeri iz prakse za označavanje dokumenata u SharePoint Office 365

Kada označavate dokumente u SharePoint Office 365, važno je imati na umu sljedeće najbolje prakse:

• Stvorite dosljedan sustav označavanja: Stvorite standardizirani sustav označavanja koji je jednostavan za razumijevanje i korištenje.
• Koristite jasne i opisne oznake: Koristite oznake koje jasno i točno opisuju sadržaj, svrhu i publiku dokumenta.
• Održavajte oznake ažurnima: Povremeno pregledajte i ažurirajte oznake kako biste bili sigurni da su relevantne i točne.
• Osigurajte odgovarajuću sigurnost: Osigurajte da samo ovlašteni korisnici mogu pristupiti i uređivati ​​oznake.

Kako koristiti oznake u SharePoint Office 365

Nakon što su dokumenti označeni, korisnici mogu iskoristiti prednosti pretraživanja i mogućnosti filtriranja u sustavu SharePoint Office 365. Na primjer, korisnici mogu koristiti opciju Filtriraj po oznakama za brzo lociranje dokumenata s određenim oznakama. Osim toga, korisnici mogu koristiti opciju Search by Tags za pronalaženje dokumenata koji sadrže određene ključne riječi ili fraze.

Kako upravljati oznakama u SharePoint Office 365

SharePoint Office 365 također pruža korisnicima mogućnost upravljanja oznakama i osigurava da ostanu organizirani i ažurni. Za upravljanje oznakama korisnici mogu koristiti opciju Upravljanje oznakama u izborniku vrpce. Ovo korisnicima omogućuje stvaranje, uređivanje i brisanje oznaka prema potrebi.

Kako pregledati oznake u SharePoint Office 365

Za pregled oznaka u SharePoint Office 365 korisnici mogu koristiti opciju Pregled oznaka u izborniku vrpce. Ovo će otvoriti popis svih oznaka povezanih s dokumentom, što olakšava brzi pregled i uređivanje oznaka po potrebi.

spojite vatrogasnu tabletu na računalo

Zaključak

Označavanje dokumenata u SharePoint Office 365 učinkovit je način za pojednostavljenje upravljanja dokumentima i osiguravanje jednostavnog pronalaženja i pristupa dokumentima. Odvajanjem vremena za implementaciju strategije označavanja i slijedeći najbolju praksu za označavanje, korisnici mogu iskoristiti prednosti pretraživanja i mogućnosti filtriranja u SharePoint Office 365 za brzo lociranje dokumenata.

Povezana česta pitanja

Što je SharePoint označavanje?

SharePoint označavanje je postupak dodavanja oznaka, ili oznaka, dokumentima kako bi se oni klasificirali i organizirali. Ove oznake omogućuju korisnicima brzo lociranje dokumenata i drugog sadržaja koji se odnosi na određenu temu ili projekt. Korisnici mogu ručno dodati oznake u dokumente ili ih može automatski dodati sam SharePoint. Oznake se također mogu dijeliti na više SharePoint stranica, što olakšava pretraživanje i pronalaženje dokumenata.

SharePoint označavanje također pomaže povećati angažman korisnika sa sadržajem. Omogućujući korisnicima da brzo pronađu sadržaj koji je povezan s njihovim interesima, veća je vjerojatnost da će biti angažirani i duže ostati na stranici. To može dovesti do većeg prihvaćanja SharePointa od strane korisnika i općenito poboljšanog korisničkog iskustva.

Kako mogu označiti dokumente u SharePoint Office 365?

Označavanje dokumenata u SharePoint Office 365 jednostavno je. U biblioteci dokumenata odaberite dokument koji želite označiti. Zatim kliknite na ikonu oznaka i bilješki na vrpci. Ovo će otvoriti prozor u koji možete unijeti oznake koje želite koristiti. Svakom dokumentu možete dodati više oznaka, a te će oznake biti vidljive svima koji imaju pristup dokumentu.

Nakon što je oznaka dodana, može se koristiti za brzo pronalaženje povezanih dokumenata u biblioteci. Za traženje dokumenata s određenom oznakom jednostavno unesite naziv oznake u okvir za pretraživanje. SharePoint će tada prikazati popis svih dokumenata s tom oznakom. To olakšava pronalaženje dokumenata koji se odnose na određenu temu ili projekt.

roditeljska kontrola krom produžetak

Koje su prednosti označavanja dokumenata u sustavu SharePoint Office 365?

Označavanje dokumenata u SharePoint Office 365 nudi brojne prednosti. Prvo, omogućuje korisnicima brzo pretraživanje povezanih dokumenata i sadržaja. Ovo korisnicima olakšava pronalaženje potrebnih informacija bez potrebe za trošenjem vremena na ručno pregledavanje više dokumenata.

Drugo, označavanje dokumenata također pomaže poboljšati angažman korisnika. Omogućujući korisnicima da brzo pronađu srodni sadržaj, vjerojatnije je da će dulje ostati na stranici i više se zaokupiti sadržajem. To pomaže povećati prihvaćanje SharePointa od strane korisnika i poboljšava cjelokupno korisničko iskustvo. Konačno, označavanje dokumenata također pomaže organizirati dokumente i sadržaj, olakšavajući korisnicima da pronađu ono što im je potrebno.

Kako mogu upravljati oznakama u SharePoint Office 365?

Upravljanje oznakama u SharePoint Office 365 jednostavno je. Za upravljanje oznakama otvorite biblioteku u kojoj želite upravljati oznakama. Zatim kliknite na ikonu oznaka i bilješki na vrpci. Ovo će otvoriti prozor u kojem možete pregledavati, dodavati i brisati oznake. Također možete preimenovati postojeće oznake i dodati bilješke svakoj oznaci.

Osim toga, možete vidjeti popis dokumenata koji su povezani sa svakom oznakom. To vam omogućuje brzo pronalaženje dokumenata koji se odnose na određenu temu ili projekt. Također možete dodati oznake dokumentima iz ovog prozora, što olakšava brzo dodavanje oznaka u više dokumenata odjednom.

Mogu li dijeliti oznake na više SharePoint stranica?

Da, možete dijeliti oznake na više SharePoint stranica. Da biste to učinili, otvorite biblioteku u kojoj želite dijeliti oznake. Zatim kliknite na ikonu oznaka i bilješki na vrpci. Ovo će otvoriti prozor u kojem možete pregledavati, dodavati i brisati oznake.

Da biste podijelili oznaku, kliknite na gumb za dijeljenje pored oznake. Ovo će otvoriti prozor u kojem možete odabrati SharePoint stranice s kojima želite dijeliti oznaku. Nakon što ste odabrali web-mjesta, kliknite podijeli kako biste podijelili oznaku s tim web-mjestima. Ovo korisnicima omogućuje brzo pronalaženje dokumenata koji su povezani s određenom temom ili projektom, bez obzira na kojoj se SharePoint stranici nalaze.

Mogu li automatski označavati dokumente u SharePoint Office 365?

Da, možete automatski označavati dokumente u SharePoint Office 365. Da biste to učinili, otvorite biblioteku u koju želite dodati oznake. Zatim kliknite na ikonu oznaka i bilješki na vrpci. Ovo će otvoriti prozor u kojem možete pregledavati, dodavati i brisati oznake.

Nakon što stvorite oznake koje želite koristiti, možete postaviti automatizirani radni tijek označavanja. Ovaj tijek rada automatski će dodati oznake dokumentima kako se učitavaju ili mijenjaju. To olakšava osiguravanje da su dokumenti uvijek ispravno označeni i organizirani. Automatizirani tijek rada može se postaviti da radi prema određenom rasporedu ili da se pokreće određenim događajima.

Označavanje dokumenata u SharePoint Office 365 nevjerojatno je koristan način da ostanete organizirani i brzo pronađete dokumente. Uz samo nekoliko jednostavnih koraka, možete brzo postaviti oznake i primijeniti ih na dokumente u tren oka. To može olakšati upravljanje dokumentima, kao i osigurati da svi u uredu mogu brzo pronaći dokumente koji su im potrebni. Uz SharePoint Office 365 upravljanje dokumentima možete učiniti lakim.